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延边康辉会议公司会议接待流程//延边会议公司

延边康辉国际旅行社会展部,承接长白山周边大中小型会议,会后考察等 专业操作、诚信经营、以客为尊、品质保证
会前工作:
1、与会议主办方洽谈会议举办的各项事宜。
2、根据会议主办方的要求,向会议主办方提供会议接待方案和各项报价。
3、真诚邀请会议主办方实地考察会议举办场所及会后考察线路。
4、根据会议主办方的要求和意见,双方确定会议接待方案及各项报价。
5、经友好协商后,与会议主办方签订正式的会议接待标准合同。
6、确定会议主办方预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。
8、准备会议资料和相关服务。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)
9、检查我公司免费提供给会议主办方的各种设备,确保会议期间使用正常。
会中工作:
1、接站服务:根据会议主办方的要求在机场、码头、车站安排专人、专车接站。
2、会议酒店现场:会议秘书设置报到台、分发会议材料、接待与会代表、代收费等。
3、会议秘书在会议接待(报到)处安排房间,确认VIP用房有关信息;协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工 作。
4、安排我公司专业技术人员在报到当日检查、调试会议酒店的会场设备,确保设备可正常使用。会议秘书根据会议主办方的要求,布置会场及会议期间提供的会场、会务服务。
5、与会议主办方确定用餐时间、标准、形式、菜单、酒水及主次桌等事宜,会议秘书与酒店协调布置妥当,并安排专人全程监督酒店餐饮质量及卫生安全情况。
6、与会议主办方提前确定会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、与会议主办方确定旅游考察事宜(日程安排、房、餐、旅游用车、导游等安排)。
8、我公司安排专人与酒店协调,全程监督酒店做好会议期间防盗、消防等安全保障工作,确保参会代表的人身、财物等安全。
9、与会议主办方确认特殊客人(领导、少数民族代表、VIP、家属等)的安排及接待工作。
10、我公司安排专人在会议期间为代表、会务组提供24小时“一站式”服务(会务咨询、考察事宜安排、医疗服务等)
11、协调会议期间的交通工具的安排。
12、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作:
1、根据代表、会务组的意见进行会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的整理、汇总及印刷代表通讯录。
3、与会议主办方的会议费用结算工作。

4、欢送与会代表工作(根据会议主办方的要求送站等工作)

会议负责人:宇东13844395906

预订须知

负责人:宇东 手机:13844395906 座机:0433-5082993 QQ:396115370

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联系电话:13844395906
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